Pomoč programa Booked Scheduler

Registracija

Registracija je potrebna pred uporabo sistema Booked Scheduler, če je administrator to omogočil. Po registraciji vašega računa se lahko prijavite v sistem in dostopate do virov, za katere imate dovoljenja za dostop.

Rezervacije

V meniju Urnik je podmeni Rezervacije. Ta vam omogoča prikaz razpoložljivih, rezerviranih in onemogočenih terminov na urniku, omogoča pa tudi rezervacijo virov, za katere imate dovoljenja.

Hitre

Na strani za rezervacije poiščite vir, datum in čas, v katerem bi želeli ta vir rezervirati. Podrobnosti rezervacije lahko spremenite s klikom na označen termin. S klikom na gumb Ustvari se preveri razpoložljivost vira v izbranem terminu, zabeleži rezervacija in pošlje sporočilo o rezervaciji po e-pošti. Dobili boste tudi referenčno številko rezervacije, ki jo uporabite za sledenje tej rezervaciji.

Vse spremembe, ki jih naredite pri rezervaciji, se vidne šele po shranjevanju te rezervacije.

Rezervacije v preteklosti lahko ustvarijo le administratorji aplikacije (Application Administrators).

Več virov

Vse vire, za katere imate dovoljenja, lahko rezervirate kot del ene same rezervacije. Več virov k vaši rezervaciji dodate tako, da kliknete povezavo Več virov, ki je prikazana poleg glavnega vira, ki ga rezervirate. Nove vire lahko dodate tako, da jih izberete in kliknete gumb Opravljeno.

Za brisanje dodatnih virov iz vaše rezervacije izberite povezavo Več virov, odznačite vire, ki jih želite odstraniti, ter kliknite gumb Opravljeno.

Za dodatne vire veljajo enaka pravila kot za osnovni vir. Tako, na primer, če želite narediti dvourno rezervacijo vira 1, ki ima najdaljši možni čas rezervacije 3 ure, in dodatnega vira 2, ki ima najdaljši možni čas rezervacije 1 uro, bo rezervacija zavrnjena.

Podrobnosti konfiguracije vira lahko vidite ob prehodu z miško preko imena vira.

Ponavljajoči se datumi

Rezervacijo lahko uredite tako, da se ponavlja na več različnih načinov. Vsi načini ponavljanja vključujejo tudi datum, do katerega se ponavlja.

Opcija ponavljanja omogoča prilagodljive nastavitve možnosti ponavljanja rezervacij. Na primer, nastavitev "Ponovi Dnevno vsak 2 dan" bo ustvarila rezervacije vsak drugi dan za celotno obdobje, ki je določeno z datumom začetka in konca. Nastavitev "Ponovi Tedensko vsak 1 teden Na pon, sre, pet" pa bo ustvarila rezervacijo na navedene dneve v vseh tednih znotraj določenega obdobja. Če na primer ustvarite rezervacijo na dan 15.01.2016, ki se ponavlja "Mesečno vsak 3 mesec na dan v mesecu", se naredijo rezervacije vsak tretji mesec na 15. dan v mesecu. Ker je 15.01.2016 tretji petek v januarju, bi enak primer z izbranim "dan v tednu" ponovil rezervacije vsak tretji mesec na tretji petek v mesecu.

Dodatni udeleženci

Ko opravite rezervacijo, lahko dodate tudi udeležence ali pa jih povabite k rezervaciji. Če na rezervacijo dodate nekega udeleženca, je ta udeleženec dodan na rezervacijo, vendar se mu ne pošlje povabila po e-pošti. Dodan uporabnik bo prejel sporočilo po e-pošti. Ko povabite uporabnika, se pošlje povabilno sporočilo po e-pošti, uporabnik pa ima možnost, da sprejme ali zavrne povabilo. Sprejetje povabila doda uporabnika na seznam udeležencev. Zavrnitev povabila zbriše uporabnika s seznama povabljenih.

Skupno število udeležencev je omejeno na število, ki ga določa kapaciteta udeležencev pri posameznem viru.

Dodatki

Dodatki so objekti, ki jih lahko uporabimo med rezervacijo. Primer takih objektov so projektorji ali atoli. Če želite k rezervaciji dodati dodatke, kliknite na povezavo Dodaj na desni strani naslova dodatka. Nato boste lahko izbrali količino vsakega od dodatkov, ki so na voljo. Količina dodatkov, ki so na voljo v terminu vaše rezervacije, je odvisna od tega, koliko dodatkov je že predhodno rezerviranih.

Rezervacije v imenu drugih

Administratorji aplikacije (Application Administrators) in administratorji skupin (Group Administrators) lahko opravijo rezervacije v imenu drugih uporabnikov, če kliknejo na povezavo Spremeni na desni strani uporabniškega imena.

Administratorji aplikacije in administratorji skupin lahko tudi spreminjajo in brišejo rezervacije, ki so jih naredili drugi uporabniki.

Posodobitev rezervacije

Katerokoli rezervacijo, ki ste jo ustvarili sami ali nekdo drug v vašem imenu, lahko tudi posodobite.

Posodobitev določenih primerkov iz zaporedja

Če je rezervacija nastavljena na ponavljanje, se ustvari zaporedje rezervacij. Ko spremenite ali posodobite rezervacijo, vas sistem vpraša, kateri primerek rezervacije v zaporedju želite spremeniti. Spremembe lahko uveljavite le na tistem primerku rezervacije, ki si ga ogledujete (Samo ta primerek) in nobena druga rezervacija iz zaporedja se ne bo spremenila. Druga možnost je, da izberete opcijo Vsi primerki in s tem posodobite vse primerke rezervacij, ki se še niso izvršile (torej vse prihodnje rezervacije). Pri tretji možnosti pa lahko spremembe uveljavite le na prihodnjih rezervacijah (Prihodnji primerki), torej na vseh primerkih rezervacij, ki sledijo rezervaciji, ki si jo trenutno ogledujete, in vključno z njo.

Pretekle rezervacije lahko posodobijo le administratorji aplikacije (Application Administrators).

Brisanje rezervacije

Brisanje rezervacije jo v celoti odstrani z urnika. Zbrisana rezervacija ne bo več vidna nikjer v sistemu Booked Scheduler.

Brisanje določenih primerkov iz zaporedja

Podobno kot pri posodabljanju rezervacij, lahko tudi pri brisanju rezervacij izberete, katere primerke rezervacij želite zbrisati.

Pretekle rezervacije lahko zbrišejo le administratorji aplikacije (Application Administrators).

Dodajanje rezervacije v Koledar (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Pri ogledu ali posodobitvi rezervacije se vam prikaže gumb Dodaj v Outlook. Če imate na vašem računalniku nameščen Outlook, s klikom na ta gumb dodate srečanje v koledar. Če Outlooka nimate nameščenega, lahko prenesete na vaš računalnik le datoteko .ics, ki je zapis srečanja v standardnem formatu za koledarje. To datoteko lahko nato uporabite za dodajanje rezervacije na vaš koledar v katerikoli aplikaciji, ki podpira format datotek iCalendar.

Naročnina na Koledarje

Koledarji so lahko na voljo za urnike, vire in uporabnike. Zato mora administrator v konfiguracijski datoteki nastaviti ključ za naročnino. Če želite omogočiti naročnino na koledarje na nivoju urnika in virov, le vključite naročnino, ko urejate urnik ali vire. Če želite omogočiti naročnino na osebni koledar uporabnika, odprite Urnik -> Moj koledar. Na desni strani poiščite povezavo, ki Vključi ali Izključi naročnino na koledar.

Če se želite naročiti na koledar urnika, odprite Urnik -> Koledar virov ter izberite urnik, ki vas zanima. Na desni strani poiščite povezavo za naročnino na trenutni koledar. Pri naročanju na koledar virov uporabite enake korake. Pri naročanju na vaš osebni koledar odprite Urnik -> Moj koledar. Na desni strani poiščite povezavo za naročilo na trenutni koledar.

Odjemalec Koledar (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

V večini primerov bo klik na povezavo Naroči se na ta koledar samodejno vzpostavil naročnino v vašem odjemalcu za koledar. Pri odjemalcu Outlook, če se naročnina ne vzpostavi samodejno, odprite pogled koledarja, nato z desnim gumbom kliknite Moj koledar in izberite Dodaj koledar -> Z interneta. Prilepite naslov URL, ki je v sistemu Booked Scheduler izpisan pod povezano Naroči se na ta koledar.

Koledar Google®

Odprite nastavitve koledarja Google Calendar. Kliknite na zavihek koledarji (Calendars). Kliknite Prebrskaj zanimive koledarje (Browse interesting calendars). Kliknite Dodaj URL. Prilepite naslov URL, ki je v sistemu Booked Scheduler izpisan pod povezano Naroči se na ta koledar.

Kvote

Administratorji lahko določijo pravila za kvoto na podlagi različnih kriterijev. Če bi vaša rezervacija presegla katerokoli kvoto (kršila katerokoli pravilo), vas sistem o tem obvesti, rezervacija pa je zavrnjena.